Mengajukan Persetujuan (Approve) Peserta Didik dan Peserta Didik Baru dari Luar Dapodik/ Emis Siswa SMA/ SMK Ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi, Persiapkan Beberapa Dokumen ini

Melakukan input siswa ke Dapodik untuk jenjang SMA/ SMK oleh siswa setelah cut-off BOS di bulan September tidak serta merta dapat dilakukan secara langsung, terlebih lagi jika peserta didik yang dimasukkan tersebut tidak terdata di Dapodik atau EMIS pada jenjang sebelumnya. 

Salah satu kasus yang sering terjadi mengapa siswa tidak dapat masuk ke dalam Dapodik adalah bahwa peserta didik tersebut sudah diregistrasi masuk ke sekolah lain. Padahal peserta didik itu ada di sekolah kita. Beberapa oknum sekolah memang sengaja melakukannya untuk tujuan tertentu. 

Image by StockSnap from Pixabay

Untuk menarik data peserta didik dan memasukkannya ke sekolah kita, kita memang harus menghubungi pihak sekolah dimana peserta didik tersebut di data secara fiktif. Meminta kepada operator sekolah tersebut untuk melakukan mutasi dan mengeluarkan surat mutasi sekolah. 

Ternyata, setelah hal ini dilakukan, tidak segampang itu siswa dapat kita tarik ke sekolah kita. Kita harus melalui beberapa rangkaian prosedur yang dilalui lengkap dengan persyaratan berkas untuk dibawa sebagai syarat kelengkapan approve peserta didik. 

Untuk jenjang SMA/ SMK, kewenangan approve peserta didik ada di tingkat provinsi. Namun, pengajuan dari approve peserta didik harus melewati prosedur kewenangan dinas yang ada di bawahnya yaitu di Kantor Cabang Dinas (KCD).

Syarat Pengajuan Persetujuan (Approve) bagi Peserta Didik dan Peserta Didik Baru dari Luar Dapodik/ Emis

Syarat - syarat berupa dokumen pun harus dikumpukkan sebagai persyaratan berkas untuk pengajuan approval peserta didik. Berikut rinciannya, 

1. Surat Tugas 

2. Surat Permohonan Kepala Satuan Pendidikan kepada Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi, yang diketahui oleh Cabang Dinas Wilayah setempat serta pengawas pembina, yang memuat data :

a. Nama Lengkap 

b. Tempat Tanggal Lahir

c. NISN 

d. NIK 

e. Nama Ibu Kandung 

f. Rombongan Belajar (Rombel) 

g. NPSN Sekolah 

3. Surat Pengantar dari Cabang Dinas Wilayah setempat 

4. Ketentuan khusus bagi peserta didik kelas XII menyertakan rekomendasi tertulis dari pengawas 

5. Ketentuan khusus bagi peserta didik kelas XII menyertakan nota dinas dari cabang Dinas Pendidikan setempat yang ditujukan ke kepala dinas pendidikan dan kebudayaan provinsi perihal permohonan pengaktifan PD Kelas XII dari Dapodik maupun luar Dapodik 

6. Surat pernyataan ditandatangani kepala satuan pendidikan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan adalah peserta didik pada satuan pendidikan tersebut dan masih aktif mengikuti pembelajaran serta bertanggung jawab penuh terhadap perubahan data pada Dapodik. 

7. Fotokopi rapor pendidikan dari halaman identitas sampai semester terakhir yang dilegalisir. 

8. Salinan daftar penerimaan peserta didik baru (PPDB) dari satuan pendidikan (pada saat peserta didik diterima di kelas X) yang dilegalisir. 

9. Asli buku Induk yang berisi data siswa yang bersangkutan dibawa untuk diperlihatkan kepada petugas pelayanan, dan Fotocopy Buku Induk yang khusus berisi data siswa tersebut menjadi lampiran persyaratan yang harus disertakan bersama surat permohonan. 

Untuk contoh dari dokumen yang diajukan seperti surat tugas, surat permohonan, dan surat pernyataan dapat dilihat melalui dokumen ini, 

Dokumen Pendukung

Semua dokumen diajukan ke Kantor Cabang Dinas terlebih dahulu untuk memperoleh  surat pengantar ke Dinas Pendidikan Provinsi. Data- data tersebut merupakan data minimal, jadi mungkin masih ada data tambahan lagi yang akan diminta seperti : 

a. penerimaan peserta Didik Baru ( copy)

b. Presensi ( copy)

c. Form penerimaan peserta Didik Baru (copy )

d. Ijazah SMP/ SKL

Demikian informasi terkait dokumen yang dibawa ketika mengajukan persetujuan (approve) peserta didik dan peserta didik baru dari luas Dapodik/ Emis untuk jenjang SMA/ SMK ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.

Bagi yang masih mengurusi kepindahan peserta didik, tetap semangat, ikuti alur dan lengkapi dokumen. Semoga berhasil. 

Salam.